Administration / Direction
- Régler SERMA et donner les accès.
- Suivre les chiffres de l’école.
- Délivrer les diplômes.
SERMA en une image
SERMA est fait de modules. Chaque module a une couleur. Les modules se passent les informations : vous ne tapez rien deux fois.
Scolarité
Offre de formation
Pédagogie
Documents & diplômes
Administration
Les flèches : qui envoie quoi
- 1Offre de formation → ScolaritéLes filières et maquettes servent à inscrire.
- 2Offre de formation → PédagogieLes cours et les groupes sont planifiés, puis notés.
- 3Pédagogie → FinancesLes heures faites servent à payer les enseignants.
- 4Scolarité → FinancesChaque inscription crée un plan de paiement.
- 5Scolarité → PédagogieLes étudiants inscrits vont en cours.
- 6Pédagogie → Documents & diplômesLes résultats donnent relevés et diplômes.
- 7Finances → Espaces & outilsL'étudiant voit son solde et ses reçus.
- 8Documents & diplômes → Espaces & outilsLes documents arrivent dans les espaces.
- 9Scolarité → PilotageLes chiffres remontent au tableau de bord.
- 10Pédagogie → PilotagePrésences et notes alimentent les rapports.
- 11Administration → ScolaritéComptes, rôles et règles pour tous les modules.
Le parcours d'un étudiant
De la candidature au diplôme. À chaque étape, SERMA vous montre le bon module.
- 1
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Qui fait quoi ?
Chaque personne voit seulement ce dont elle a besoin. Trouvez votre rôle.
Scolarité / Secrétariat
- Créer les dossiers et inscrire.
- Vérifier les pièces.
- Gérer absences et documents.
Service financier
- Encaisser et donner les reçus.
- Relancer les impayés.
- Payer les enseignants.
Responsable pédagogique / Chef de département
- Construire filières et maquettes.
- Préparer cours, groupes, emplois du temps.
- Mener les délibérations.
Responsable des examens
- Organiser les sessions et les salles.
- Envoyer les convocations.
- Préparer émargement et PV.
Enseignant
- Faire l'appel.
- Saisir les notes.
- Voir ses heures.
Étudiant
- Voir cours, notes, absences.
- Justifier une absence.
- Télécharger ses documents.
Équipe SERMA
- Créer les établissements.
- Gérer les offres.
- Aider en mode support.
Les modules, un par un
Chaque module suit le même plan : à quoi ça sert, qui l’utilise, comment faire, et ses liens avec les autres.
Pilotage
Tableau de bord
À quoi ça sert ? La première page. Elle montre l'état de l'école en un coup d'œil.
Ce que vous pouvez faire
- Voir les chiffres clés
- Voir les alertes
- Suivre les dossiers en cours
- Lancer une action rapide
- Changer d'année
Comment faire
Lire le tableau de bord
- 1
Connectez-vous. Le tableau de bord s’ouvre.
- 2
En haut, choisissez l'année.
- 3
Lisez les 4 grands chiffres : étudiants, inscriptions, présence, revenus.
- 4
Cliquez sur un chiffre pour voir le détail.
Faire une action rapide
- 1
Trouvez le bloc « Actions rapides ».
- 2
Cliquez sur l’action voulue.
- 3
Le bon écran s’ouvre directement.
Bon à savoir
Chaque personne voit seulement les chiffres et les actions de son rôle.
Le bloc « Activité récente » vient du journal d’audit.
Liens avec les autres modules
Utilise les informations de
- Inscriptions
Inscriptions → Tableau de bordnouvelles inscriptions, dossiers en cours
- Assiduité
Assiduité → Tableau de bordtaux de présence
- Finances
Finances → Tableau de bordrevenus et impayés
- Accréditations
Accréditations → Tableau de bordaccréditations bientôt expirées
- Journal d'audit
Journal d'audit → Tableau de bordactivité récente
Alimente
- Rapports
Tableau de bord → Rapportsle détail des chiffres
Scolarité
Étudiants
À quoi ça sert ? Le dossier de chaque étudiant : identité, parcours, notes, absences, argent, documents.
Ce que vous pouvez faire
- Chercher un étudiant
- Créer un dossier
- Ouvrir la fiche complète
- Créer son compte
- Exporter la liste
Comment faire
Créer un étudiant
- 1
Cliquez sur « Nouvel étudiant ».
- 2
Remplissez : identité, coordonnées, contacts d’urgence.
- 3
Cochez « Créer un compte » pour envoyer une invitation (e-mail obligatoire).
- 4
Enregistrez. Le dossier est créé.
Lire une fiche étudiant
- 1
Tapez le nom, le matricule ou l’e-mail.
- 2
Cliquez sur la ligne.
- 3
Changez d’onglet.
Bon à savoir
Le matricule n’est pas saisi à la main. Il est donné à la confirmation de l’inscription.
Archiver un étudiant demande un motif.
L’onglet « Parcours » garde toute l’histoire : années, décisions, changements.
Liens avec les autres modules
Utilise les informations de
- Inscriptions
Inscriptions → Étudiantsmatricule, statut « Inscrit », parcours
- Assiduité
Assiduité → Étudiantsabsences dans la fiche
- Diplômes & vérification
Diplômes → Étudiantsstatut « Diplômé »
- Recherche globale
Recherche (Ctrl+K) → Étudiantsouvre la fiche trouvée
Alimente
- Inscriptions
Étudiants → Inscriptionsle dossier de l'étudiant
- Stages & soutenances
Étudiants → Stages & soutenancesl'étudiant stagiaire
- Recherche globale
Étudiants → Recherche (Ctrl+K)les fiches à trouver
Scolarité
Inscriptions
À quoi ça sert ? Suivre chaque dossier, de la pré-inscription à l'inscription confirmée.
Ce que vous pouvez faire
- Créer une pré-inscription
- Suivre les dossiers en colonnes
- Vérifier les pièces
- Confirmer l'inscription
- Réinscrire toute une promotion
Comment faire
Inscrire un nouvel étudiant
- 1
Cliquez sur « Nouvelle inscription ».
- 2
Choisissez l'étudiant, ou créez-le.
- 3
Choisissez année, filière, niveau, option.
- 4
Cliquez sur « Créer la pré-inscription ».
Faire avancer un dossier
- 1
Vérifiez chaque pièce du dossier.
- 2
Passez à l’étape suivante.
- 3
« Demander le paiement » crée le plan de paiement.
- 4
Confirmez : matricule, cours, classe et compte sont créés.
Réinscrire pour l'année suivante
- 1
Choisissez l’année d’origine et l’année cible.
- 2
Cliquez sur « Lancer la simulation ». Rien n’est enregistré.
- 3
Lisez les groupes : admis, admis avec dettes, redoublants.
- 4
Cliquez sur « Réinscrire ».
Bon à savoir
Une pièce expirée est refusée. Une pièce vérifiée qui expire devient « Expirée ».
Rejeter, annuler, suspendre ou exclure demande toujours un motif.
Un étudiant ne peut pas être inscrit deux fois dans la même filière la même année.
Liens avec les autres modules
Utilise les informations de
- Années & structure
Années & structure → Inscriptionsl'année ouverte pour inscrire
- Filières & maquettes
Filières & maquettes → Inscriptionsfilière, niveau, option, maquette
- Étudiants
Étudiants → Inscriptionsle dossier de l'étudiant
- Documents
Documents → Inscriptionspièces exigées et vérifiées
- Résultats & délibérations
Résultats → Inscriptionsdécision pour la réinscription
- Finances
Finances → Inscriptionsconfirmation au premier paiement
- Paramètres
Paramètres → Inscriptionsmatricule, pièces, confirmation auto
Alimente
- Étudiants
Inscriptions → Étudiantsmatricule, statut « Inscrit », parcours
- Finances
Inscriptions → Financescrée le plan de paiement
- Offres de cours
Inscriptions → Offres de coursinscrit l'étudiant à ses cours
- Groupes
Inscriptions → Groupesplace l'étudiant dans sa classe
- Utilisateurs, rôles & sécurité
Inscriptions → Utilisateurs & rôlescrée le compte étudiant
- Documents
Inscriptions → Documentsgénère l'attestation d'inscription
- Tableau de bord
Inscriptions → Tableau de bordnouvelles inscriptions, dossiers en cours
- Rapports
Inscriptions → Rapportseffectifs
Offre de formation
Années & structure
À quoi ça sert ? Créer l'année scolaire et décrire l'école : campus, départements, types de diplôme.
Ce que vous pouvez faire
- Créer une année
- Gérer les semestres
- Préparer l'année
- Campus et départements
- Types de diplôme
Comment faire
Ouvrir une nouvelle année
- 1
Cliquez sur « Nouvelle année ». Elle est « Planifiée ».
- 2
Ajoutez les périodes (semestres ou trimestres).
- 3
« Préparer l’année » crée les cours depuis les maquettes.
- 4
Cliquez sur « Ouvrir ».
Bon à savoir
Seule une année « Ouverte » accepte inscriptions, emplois du temps et notes.
Une seule année est « courante ». Une année archivée ne se modifie plus.
On ne supprime pas un campus ou un département encore utilisé.
Liens avec les autres modules
Utilise les informations de
Aucun lien direct.
Alimente
- Filières & maquettes
Années & structure → Filières & maquettescampus, départements, types de diplôme
- Matières
Années & structure → Matièresle département de la matière
- Inscriptions
Années & structure → Inscriptionsl'année ouverte pour inscrire
- Offres de cours
Années & structure → Offres de cours« Préparer l’année » crée les cours
Offre de formation
Filières & maquettes
À quoi ça sert ? Décrire chaque formation : ses niveaux, ses options, et le plan de ses cours (la maquette).
Ce que vous pouvez faire
- Créer une filière
- Ajouter niveaux et options
- Construire la maquette
- Dupliquer une version
- Voir les accréditations
Comment faire
Construire une maquette
- 1
Ouvrez la filière, onglet « Maquettes ».
- 2
Ajoutez des nœuds : Année, Semestre, UE, Module.
- 3
Dans chaque nœud, ajoutez les matières : crédits, coefficient, heures.
- 4
Activez la version. Elle passe « En vigueur ».
Bon à savoir
Les types de nœuds : Année et UE gardent les crédits. UE et Module acceptent la compensation. Tous calculent une moyenne.
Dès qu’il y a des notes, la maquette est verrouillée. Pour la changer, dupliquez-la : vous créez une nouvelle version.
Le « niveau diplômant » est le dernier niveau : c’est lui qui donne le diplôme.
Liens avec les autres modules
Utilise les informations de
- Années & structure
Années & structure → Filières & maquettescampus, départements, types de diplôme
- Matières
Matières → Filières & maquettesles matières à placer dans la maquette
- Accréditations
Accréditations → Filières & maquettesonglet « Accréditations » de la filière
Alimente
- Inscriptions
Filières & maquettes → Inscriptionsfilière, niveau, option, maquette
- Offres de cours
Filières & maquettes → Offres de coursles matières de chaque année
- Résultats & délibérations
Filières & maquettes → RésultatsUE, crédits, compensation
- Accréditations
Filières & maquettes → Accréditationsla filière à accréditer
Offre de formation
Matières
À quoi ça sert ? La liste de toutes les matières enseignées dans l’école.
Qui l'utilise ?
Ce que vous pouvez faire
- Créer une matière
- Crédits et coefficient par défaut
- Voir où elle est utilisée
- Désactiver une matière
Comment faire
Ajouter une matière
- 1
Cliquez sur « Nouvelle matière ».
- 2
Donnez un code, un nom, une catégorie, un département.
- 3
Indiquez crédits et coefficient. Ils seront proposés dans les maquettes.
Bon à savoir
Une matière utilisée dans une maquette ne se supprime pas : désactivez-la.
Liens avec les autres modules
Utilise les informations de
- Années & structure
Années & structure → Matièresle département de la matière
Alimente
- Filières & maquettes
Matières → Filières & maquettesles matières à placer dans la maquette
Offre de formation
Offres de cours
À quoi ça sert ? Les vrais cours de l'année : une matière de la maquette, pour une année donnée.
Ce que vous pouvez faire
- Générer les cours de l’année
- Affecter les enseignants
- Voir les étudiants du cours
- Suivre les heures faites
Comment faire
Créer les cours de l'année
- 1
Cliquez sur « Générer les offres ».
- 2
Choisissez l’année (et si besoin filière, niveau).
- 3
Ouvrez un cours, onglet « Enseignants », ajoutez l’enseignant.
- 4
Onglet « Volumes horaires » : heures faites et prévues.
Bon à savoir
Relancer la génération ne crée pas de doublons.
Un cours passe de « Planifié » à « En cours » puis « Clôturé ».
Liens avec les autres modules
Utilise les informations de
- Années & structure
Années & structure → Offres de cours« Préparer l’année » crée les cours
- Filières & maquettes
Filières & maquettes → Offres de coursles matières de chaque année
- Inscriptions
Inscriptions → Offres de coursinscrit l'étudiant à ses cours
- Enseignants & personnel
Enseignants & personnel → Offres de coursenseignants affectés
Alimente
- Emplois du temps
Offres de cours → Emplois du tempsles cours à planifier
- Évaluations & notes
Offres de cours → Évaluations & notesles étudiants de chaque cours
- Examens
Offres de cours → Examensmatières et candidats
- Espace enseignant
Offres de cours → Espace enseignantmes cours
Offre de formation
Groupes
À quoi ça sert ? Ranger les étudiants en classes, groupes de TD ou de TP.
Ce que vous pouvez faire
- Créer un groupe
- Répartir automatiquement
- Ajouter ou retirer un étudiant
- Voir son emploi du temps
Comment faire
Répartir les étudiants
- 1
Ouvrez le groupe parent (la classe).
- 2
Cliquez sur « Répartition automatique ».
- 3
Choisissez « Équilibrée » ou « Alphabétique ».
- 4
Cliquez sur « Prévisualiser », puis « Appliquer ».
Bon à savoir
Seuls les étudiants à l’inscription confirmée peuvent entrer dans un groupe.
La capacité d’un groupe ne peut pas être dépassée.
Liens avec les autres modules
Utilise les informations de
- Inscriptions
Inscriptions → Groupesplace l'étudiant dans sa classe
Alimente
- Emplois du temps
Groupes → Emplois du tempsles classes à placer
Pédagogie
Enseignants & personnel
À quoi ça sert ? Les fiches des enseignants (contrats, taux, cours) et du personnel.
Ce que vous pouvez faire
- Créer une fiche
- Ajouter un contrat
- Fixer les taux horaires
- Voir les affectations
- Suivre la charge horaire
- Créer le compte
Comment faire
Ajouter un enseignant
- 1
Cliquez sur « Nouvel enseignant ».
- 2
Onglet « Contrats » : type, dates, taux de base, quota d’heures.
- 3
Cliquez sur « Créer le compte enseignant ». Il reçoit une invitation.
Bon à savoir
Le taux le plus précis gagne (type de séance, filière, niveau).
Les coordonnées bancaires ne sont visibles que par le service paie.
Archiver un membre du personnel ne coupe pas son compte : suspendez-le dans Utilisateurs.
Liens avec les autres modules
Utilise les informations de
Aucun lien direct.
Alimente
- Offres de cours
Enseignants & personnel → Offres de coursenseignants affectés
- Emplois du temps
Enseignants & personnel → Emplois du tempsqui fait cours
- Rémunération des enseignants
Enseignants & personnel → Paie des enseignantscontrats et taux horaires
- Utilisateurs, rôles & sécurité
Enseignants & personnel → Utilisateurs & rôlescompte enseignant
- Recherche globale
Enseignants & personnel → Recherche (Ctrl+K)enseignants et personnel
Pédagogie
Emplois du temps
À quoi ça sert ? Placer les séances de cours dans la semaine, avec une salle et un enseignant.
Qui l'utilise ?
Ce que vous pouvez faire
- Créer une séance
- Créer une série chaque semaine
- Trouver une salle libre
- Annuler ou reporter
- Voir les conflits
Comment faire
Planifier un cours chaque semaine
- 1
Cliquez sur « Série hebdomadaire ».
- 2
Choisissez le cours, le groupe, la salle, l’heure.
- 3
Choisissez les jours, du … au …
- 4
SERMA vérifie les conflits : enseignant, salle, groupe.
Annuler ou reporter une séance
- 1
Cliquez sur la séance dans le calendrier.
- 2
Choisissez « Annuler » ou « Reporter ».
- 3
Écrivez le motif. Étudiants et enseignant sont prévenus.
Bon à savoir
Une séance passe « effectuée » quand l’appel est enregistré.
Passer outre un conflit demande un motif. C’est noté dans le journal.
Les épreuves d’examen se gèrent dans le module Examens.
Liens avec les autres modules
Utilise les informations de
- Enseignants & personnel
Enseignants & personnel → Emplois du tempsqui fait cours
- Offres de cours
Offres de cours → Emplois du tempsles cours à planifier
- Groupes
Groupes → Emplois du tempsles classes à placer
- Examens
Examens → Emplois du tempsles épreuves dans le calendrier
Alimente
- Assiduité
Emplois du temps → Assiduitéles séances où faire l'appel
- Rémunération des enseignants
Emplois du temps → Paie des enseignantsles heures faites
- Espace enseignant
Emplois du temps → Espace enseignantmon emploi du temps
- Espace étudiant
Emplois du temps → Espace étudiantmon emploi du temps
- Stages & soutenances
Emplois du temps → Stages & soutenancessalles libres pour les soutenances
Pédagogie
Assiduité
À quoi ça sert ? Savoir qui vient en cours. Gérer les absences et les justificatifs.
Qui l'utilise ?
Ce que vous pouvez faire
- Faire l'appel
- Voir les étudiants en alerte
- Traiter les justificatifs
- Voir le taux de présence
Comment faire
Faire l'appel
- 1
Ouvrez la séance, cliquez sur « Faire l’appel ».
- 2
Cliquez sur « Tous présents ».
- 3
Changez les absents et les retards.
- 4
Enregistrez.
Traiter un justificatif
- 1
Ouvrez « Justificatifs ». Regardez « En attente ».
- 2
Lisez le motif et le document.
- 3
Cliquez sur « Approuver » ou « Refuser ».
Bon à savoir
L’enseignant peut corriger l’appel pendant 72 h (réglable). Ensuite, seule la scolarité peut, avec un motif.
Un retard de plus de 30 min compte comme une absence (réglable).
Au seuil d’absences (20 h par défaut), l’étudiant et ses responsables sont prévenus.
Liens avec les autres modules
Utilise les informations de
- Emplois du temps
Emplois du temps → Assiduitéles séances où faire l'appel
- Espace enseignant
Espace enseignant → Assiduitél'appel fait en cours
- Espace étudiant
Espace étudiant → Assiduitéjustificatifs d'absence
- Paramètres
Paramètres → Assiduitéseuils de retard et d’alerte
Alimente
- Étudiants
Assiduité → Étudiantsabsences dans la fiche
- Notifications & automatisations
Assiduité → Notificationsalerte au seuil d'absences
- Tableau de bord
Assiduité → Tableau de bordtaux de présence
- Rapports
Assiduité → Rapportstaux d'assiduité
Pédagogie
Évaluations & notes
À quoi ça sert ? Créer les contrôles et les examens d’un cours, saisir et publier les notes.
Qui l'utilise ?
Ce que vous pouvez faire
- Créer les évaluations du cours
- Saisir les notes
- Importer un fichier CSV
- Publier aux étudiants
- Verrouiller
Comment faire
Saisir et publier des notes
- 1
Choisissez le cours.
- 2
Ouvrez l’évaluation, cliquez sur « Saisir les notes ».
- 3
Tapez chaque note. ABS = absent, EXC = excusé.
- 4
« Soumettre », puis « Publier ».
Bon à savoir
Une note publiée ne peut être modifiée qu’avec un droit spécial et un motif. Tout est gardé.
Publier rend la note visible à l’étudiant et met à jour les résultats.
L’import CSV est « tout ou rien » : une erreur, rien n’est importé.
Liens avec les autres modules
Utilise les informations de
- Offres de cours
Offres de cours → Évaluations & notesles étudiants de chaque cours
- Espace enseignant
Espace enseignant → Évaluations & notesles notes saisies
- Examens
Examens → Évaluations & notesabsents et notes d’examen
- Stages & soutenances
Stages & soutenances → Évaluations & notesnotes de stage et de soutenance
Alimente
- Résultats & délibérations
Évaluations & notes → Résultatsles notes publiées
- Espace étudiant
Évaluations & notes → Espace étudiantnotes publiées
- Journal d'audit
Évaluations & notes → Journal d'auditcorrections de notes avec motif
Pédagogie
Résultats & délibérations
À quoi ça sert ? Calculer les moyennes, décider (admis, rattrapage…) et publier les résultats.
Ce que vous pouvez faire
- Calculer les moyennes
- Fixer les décisions
- Clôturer la délibération
- Publier les résultats
- Relevé, bulletin, attestation
Comment faire
Faire une délibération
- 1
Choisissez année, filière, niveau.
- 2
Cliquez sur « Calculer ». SERMA propose une décision.
- 3
Appliquez ou modifiez les décisions (motif obligatoire).
- 4
Cliquez sur « Clôturer » : les rangs sont calculés.
- 5
Cliquez sur « Publier ». Les étudiants voient leurs résultats.
Bon à savoir
Le calcul utilise seulement les notes publiées.
Pour clôturer, chaque étudiant doit avoir une décision.
Après la clôture, un résultat ne se corrige plus.
Liens avec les autres modules
Utilise les informations de
- Filières & maquettes
Filières & maquettes → RésultatsUE, crédits, compensation
- Évaluations & notes
Évaluations & notes → Résultatsles notes publiées
- Paramètres
Paramètres → Résultatsrègles de délibération, barèmes
Alimente
- Examens
Résultats → Examensla liste du rattrapage
- Inscriptions
Résultats → Inscriptionsdécision pour la réinscription
- Diplômes & vérification
Résultats → Diplômesdécision « Diplômé »
- Documents
Résultats → Documentsrelevé de notes, bulletin
- Espace étudiant
Résultats → Espace étudiantrésultats publiés
- Rapports
Résultats → Rapportstaux de réussite
Pédagogie
Examens
À quoi ça sert ? Organiser les sessions d’examens : épreuves, salles, surveillants, convocations.
Qui l'utilise ?
Ce que vous pouvez faire
- Créer une session
- Planifier une épreuve
- Salles et surveillants
- Générer les convocations
- Émargement et PV
Comment faire
Organiser une épreuve
- 1
Créez une session : normale ou rattrapage.
- 2
« Planifier une épreuve » : matière, date, salles, surveillants.
- 3
Onglet « Candidats » : « Générer la liste ». Les places sont données.
- 4
Cliquez sur « Générer les convocations ».
- 5
Le jour J : feuille d’émargement, puis procès-verbal.
Bon à savoir
En rattrapage, la liste prend les étudiants en échec ou en rattrapage.
Un absent à l’épreuve est noté « Absent » dans les notes (si la note est vide).
Annuler une épreuve prévient les candidats.
Liens avec les autres modules
Utilise les informations de
- Offres de cours
Offres de cours → Examensmatières et candidats
- Résultats & délibérations
Résultats → Examensla liste du rattrapage
Alimente
- Évaluations & notes
Examens → Évaluations & notesabsents et notes d’examen
- Emplois du temps
Examens → Emplois du tempsles épreuves dans le calendrier
- Documents
Examens → Documentsconvocations, émargement, PV
- Espace étudiant
Examens → Espace étudiantconvocation avec salle et place
Finances
Finances
À quoi ça sert ? Les frais de scolarité : plans de paiement, échéances, paiements, reçus, impayés.
Ce que vous pouvez faire
- Enregistrer un paiement
- Voir le plan de paiement
- Remise, bourse, pénalité
- Relancer les débiteurs
- Fixer tarifs et échéanciers
Comment faire
Encaisser un paiement
- 1
Cliquez sur « Enregistrer un paiement ».
- 2
Choisissez l'étudiant et son plan.
- 3
Tapez le montant, le moyen de paiement (et la référence si demandée).
- 4
Validez. Le reçu PDF est créé.
Préparer les tarifs (une fois par an)
- 1
Ouvrez « Paramètres financiers ».
- 2
« Types de frais » : inscription, scolarité, examen…
- 3
« Grille tarifaire » : le prix par année, filière, niveau.
- 4
« Modèles d’échéancier » : en une fois, par tranches, chaque mois.
Bon à savoir
Le paiement va d’abord sur l’échéance la plus ancienne.
Annuler un paiement demande un motif. Le reçu est alors révoqué.
Le montant ne peut pas dépasser ce qui reste à payer.
Liens avec les autres modules
Utilise les informations de
- Inscriptions
Inscriptions → Financescrée le plan de paiement
- Paramètres
Paramètres → Financesrappels, reçus, pénalités
Alimente
- Inscriptions
Finances → Inscriptionsconfirmation au premier paiement
- Documents
Finances → Documentsreçus de paiement
- Espace étudiant
Finances → Espace étudiantéchéancier et reçus
- Tableau de bord
Finances → Tableau de bordrevenus et impayés
- Rapports
Finances → Rapportsencaissements, reste à payer
- Notifications & automatisations
Finances → Notificationséchéances pour les rappels
- Recherche globale
Finances → Recherche (Ctrl+K)les paiements
Finances
Rémunération des enseignants
À quoi ça sert ? Calculer et payer les heures des enseignants, à partir des séances faites.
Qui l'utilise ?
Ce que vous pouvez faire
- Générer les états
- Valider un état
- Enregistrer un versement
- Télécharger le PDF
Comment faire
Payer les enseignants du mois
- 1
Cliquez sur « Générer les états ». Choisissez la période.
- 2
Ouvrez un état : heures faites, annulées, montant dû.
- 3
Cliquez sur « Valider ».
- 4
Cliquez sur « Enregistrer un versement ».
Bon à savoir
Par défaut, seules les séances « effectuées » sont payées.
Une séance déjà comptée n’est pas payée deux fois.
On paie seulement un état « Validé ».
Liens avec les autres modules
Utilise les informations de
- Enseignants & personnel
Enseignants & personnel → Paie des enseignantscontrats et taux horaires
- Emplois du temps
Emplois du temps → Paie des enseignantsles heures faites
Alimente
- Espace enseignant
Paie des enseignants → Espace enseignantmes heures et paiements
- Rapports
Paie des enseignants → Rapportsheures et coûts des enseignants
Documents & diplômes
Documents
À quoi ça sert ? Créer les documents officiels (attestations, relevés…) et vérifier les pièces déposées.
Ce que vous pouvez faire
- Générer un document
- Vérifier les pièces déposées
- Modifier un modèle
- Révoquer un document
- Copier le lien de vérification
Comment faire
Générer une attestation
- 1
Cliquez sur « Générer un document ».
- 2
Choisissez le type, l’étudiant, la langue.
- 3
Cochez « Visible par l’étudiant » si besoin.
- 4
Validez. Le PDF a un numéro et un QR code.
Vérifier une pièce déposée
- 1
Onglet « Pièces à vérifier ».
- 2
Ouvrez la pièce. Regardez la date d’expiration.
- 3
« Vérifier », ou « Refuser » avec un motif.
Bon à savoir
Une pièce expirée est refusée, au dépôt comme à la vérification.
Modifier un modèle crée une nouvelle version. Les anciens documents ne changent pas.
Un document révoqué apparaît « plus valable » à la vérification publique.
Liens avec les autres modules
Utilise les informations de
- Inscriptions
Inscriptions → Documentsgénère l'attestation d'inscription
- Espace étudiant
Espace étudiant → Documentspièces déposées
- Examens
Examens → Documentsconvocations, émargement, PV
- Stages & soutenances
Stages & soutenances → Documentsconvention, procès-verbal
- Résultats & délibérations
Résultats → Documentsrelevé de notes, bulletin
- Finances
Finances → Documentsreçus de paiement
- Paramètres
Paramètres → Documentssignataire, numéros
Alimente
- Inscriptions
Documents → Inscriptionspièces exigées et vérifiées
- Espace étudiant
Documents → Espace étudiantdocuments rendus visibles
- Diplômes & vérification
Documents → Diplômescode de vérification et QR
Documents & diplômes
Stages & soutenances
À quoi ça sert ? Suivre les stages en entreprise et organiser les soutenances devant un jury.
Qui l'utilise ?
Ce que vous pouvez faire
- Gérer les organisations
- Générer la convention
- Programmer une soutenance
- Composer le jury
- Générer le procès-verbal
Comment faire
Suivre un stage
- 1
Créez le stage : étudiant, organisation, dates.
- 2
Faites-le avancer.
- 3
Onglet « Documents » : « Générer la convention ».
- 4
À la fin : note sur 20. Elle va dans les notes du cours.
Organiser une soutenance
- 1
Créez la soutenance. Ajoutez le candidat.
- 2
Ajoutez le jury : un président, des examinateurs.
- 3
Cliquez sur « Programmer » : date et salle.
- 4
Après : « Délibérer », puis « Générer le PV ».
Bon à savoir
Un stage annulé demande un motif et ne se modifie plus.
La salle de soutenance est vérifiée : pas de cours ni d’examen en même temps.
« Délibérer » est définitif.
Liens avec les autres modules
Utilise les informations de
- Étudiants
Étudiants → Stages & soutenancesl'étudiant stagiaire
- Emplois du temps
Emplois du temps → Stages & soutenancessalles libres pour les soutenances
Alimente
- Évaluations & notes
Stages & soutenances → Évaluations & notesnotes de stage et de soutenance
- Documents
Stages & soutenances → Documentsconvention, procès-verbal
- Espace enseignant
Stages & soutenances → Espace enseignantstages encadrés, jurys
- Espace étudiant
Stages & soutenances → Espace étudiantmes stages
Documents & diplômes
Diplômes & vérification
À quoi ça sert ? Délivrer les diplômes. Permettre à tous de vérifier un document avec son code ou son QR.
Ce que vous pouvez faire
- Voir les éligibles
- Préparer et délivrer
- Rééditer un diplôme
- Vérifier un code
Comment faire
Délivrer les diplômes
- 1
Onglet « Éligibles » : année, filière, date d’obtention.
- 2
Cliquez sur « Préparer ». Lisez les alertes.
- 3
Cliquez sur « Délivrer ». Le PDF officiel est créé.
Vérifier un document (sans compte)
- 1
Allez sur la page « Vérifier un document ».
- 2
Scannez le QR code ou tapez le code.
- 3
Lisez le résultat.
Bon à savoir
Est éligible : dernier niveau + décision « Diplômé ».
L’accréditation valable à la date d’obtention est figée sur le diplôme.
La vérification est publique : pas besoin de compte.
Liens avec les autres modules
Utilise les informations de
- Documents
Documents → Diplômescode de vérification et QR
- Résultats & délibérations
Résultats → Diplômesdécision « Diplômé »
- Accréditations
Accréditations → Diplômesaccréditation valable à la date
Alimente
- Étudiants
Diplômes → Étudiantsstatut « Diplômé »
Documents & diplômes
Accréditations
À quoi ça sert ? Garder l'historique des autorisations officielles de chaque filière.
Qui l'utilise ?
Ce que vous pouvez faire
- Ajouter une accréditation
- Gérer les organismes
- Vérifier à une date
- Joindre les pièces
Comment faire
Enregistrer une accréditation
- 1
Cliquez sur « Nouvelle accréditation ».
- 2
Organisme, filière, numéro, date de début et de fin.
- 3
Ajoutez l’arrêté (PDF ou image).
Bon à savoir
SERMA prévient avant la fin d’une accréditation.
« Vérifier à une date » dit quelle accréditation était valable ce jour-là.
Liens avec les autres modules
Utilise les informations de
- Filières & maquettes
Filières & maquettes → Accréditationsla filière à accréditer
Alimente
- Diplômes & vérification
Accréditations → Diplômesaccréditation valable à la date
- Filières & maquettes
Accréditations → Filières & maquettesonglet « Accréditations » de la filière
- Tableau de bord
Accréditations → Tableau de bordaccréditations bientôt expirées
Pilotage
Rapports
À quoi ça sert ? Des tableaux et graphiques prêts : effectifs, réussite, présence, argent, heures.
Ce que vous pouvez faire
- Effectifs
- Taux de réussite
- Taux d’assiduité
- Encaissements et impayés
- Exporter en Excel ou CSV
Comment faire
Sortir un rapport
- 1
Choisissez un rapport dans le catalogue.
- 2
Choisissez les filtres : année, filière, niveau…
- 3
Lisez le graphique, puis exportez.
Bon à savoir
L’export demande un droit spécial (selon votre rôle).
Liens avec les autres modules
Utilise les informations de
- Inscriptions
Inscriptions → Rapportseffectifs
- Assiduité
Assiduité → Rapportstaux d'assiduité
- Résultats & délibérations
Résultats → Rapportstaux de réussite
- Finances
Finances → Rapportsencaissements, reste à payer
- Rémunération des enseignants
Paie des enseignants → Rapportsheures et coûts des enseignants
- Tableau de bord
Tableau de bord → Rapportsle détail des chiffres
Alimente
Aucun lien direct.
Pilotage
Notifications & automatisations
À quoi ça sert ? Envoyer des messages. Laisser SERMA envoyer seul les rappels.
Ce que vous pouvez faire
- Envoyer un message
- Modifier les modèles
- Créer une règle automatique
- Rappels d’échéance
Comment faire
Envoyer un message
- 1
Onglet « Envoyer » : titre et message.
- 2
Choisissez les destinataires. Leur nombre s’affiche.
- 3
Choisissez le canal : dans l’application, e-mail.
- 4
Envoyez. Attention : on ne peut pas annuler.
Créer un rappel automatique
- 1
Ouvrez « Automatisations », « Nouvelle règle ».
- 2
Choisissez le déclencheur : un événement ou une date.
- 3
Choisissez l’action : rappel d’échéance, relance d’impayé…
- 4
Cliquez sur « Tester », puis activez.
Bon à savoir
Les automatisations dépendent de votre abonnement.
Chaque personne lit ses messages dans la cloche, en haut à droite.
Liens avec les autres modules
Utilise les informations de
Alimente
- Espace étudiant
Notifications → Espace étudiantmessages et rappels
- Espace enseignant
Notifications → Espace enseignantmessages
Administration
Utilisateurs, rôles & sécurité
À quoi ça sert ? Qui peut entrer dans SERMA, et ce que chacun a le droit de faire.
Qui l'utilise ?
Ce que vous pouvez faire
- Inviter un utilisateur
- Donner des rôles
- Créer un rôle sur mesure
- Suspendre un accès
- Activer la double authentification
Comment faire
Inviter un collègue
- 1
Cliquez sur « Inviter un utilisateur ».
- 2
Nom, e-mail, langue.
- 3
Choisissez ses rôles (et si besoin un campus ou un département).
- 4
Il reçoit un e-mail pour créer son mot de passe.
Protéger mon compte (2FA)
- 1
Menu profil, « Mon compte », onglet « Sécurité ».
- 2
Scannez le QR code avec une application d’authentification.
- 3
Tapez le code à 6 chiffres. Gardez les codes de secours.
Bon à savoir
La portée limite les données : ses données, ses cours, son département, son campus ou tout l’établissement.
Le dernier administrateur ne peut pas perdre son rôle.
Un rôle qui a des membres ne se supprime pas.
Liens avec les autres modules
Utilise les informations de
- Inscriptions
Inscriptions → Utilisateurs & rôlescrée le compte étudiant
- Enseignants & personnel
Enseignants & personnel → Utilisateurs & rôlescompte enseignant
- Console plateforme
Console plateforme → Utilisateurs & rôlesadministrateurs de l'établissement
Alimente
- Espace enseignant
Utilisateurs & rôles → Espace enseignantl'accès à l'espace
- Espace étudiant
Utilisateurs & rôles → Espace étudiantl'accès à l'espace
- Journal d'audit
Utilisateurs & rôles → Journal d'auditchangements de rôles et d’accès
Administration
Paramètres
À quoi ça sert ? Régler SERMA pour votre école : identité, règles, numéros, listes de choix.
Qui l'utilise ?
Ce que vous pouvez faire
- Profil et logo de l’école
- Règles d’inscription
- Règles de délibération
- Numérotation
- Listes de choix (référentiels)
Comment faire
Changer une règle
- 1
Ouvrez « Paramètres ». Choisissez une section.
- 2
Changez la valeur.
- 3
Enregistrez. La règle s’applique tout de suite.
Bon à savoir
« Référentiels » contient les listes : types de séance, d’évaluation, barèmes, justificatifs.
Le prochain numéro (matricule, reçu…) peut seulement monter.
Liens avec les autres modules
Utilise les informations de
- Console plateforme
Console plateforme → Paramètresmodules inclus dans l’offre
Alimente
- Inscriptions
Paramètres → Inscriptionsmatricule, pièces, confirmation auto
- Finances
Paramètres → Financesrappels, reçus, pénalités
- Assiduité
Paramètres → Assiduitéseuils de retard et d’alerte
- Résultats & délibérations
Paramètres → Résultatsrègles de délibération, barèmes
- Documents
Paramètres → Documentssignataire, numéros
Administration
Journal d'audit
À quoi ça sert ? Qui a fait quoi, quand, et pourquoi. Rien ne se perd.
Qui l'utilise ?
Ce que vous pouvez faire
- Filtrer par module ou auteur
- Voir avant / après
- Lire le motif
Comment faire
Retrouver une modification
- 1
Filtrez : module, action, auteur, période.
- 2
Cliquez sur la ligne.
- 3
Lisez « Avant / Après » et le motif.
Bon à savoir
Le journal ne se modifie pas et ne s’efface pas.
Liens avec les autres modules
Utilise les informations de
- Évaluations & notes
Évaluations & notes → Journal d'auditcorrections de notes avec motif
- Utilisateurs, rôles & sécurité
Utilisateurs & rôles → Journal d'auditchangements de rôles et d’accès
- Console plateforme
Console plateforme → Journal d'auditactions en mode support
Alimente
- Tableau de bord
Journal d'audit → Tableau de bordactivité récente
Espaces & outils
Espace enseignant
À quoi ça sert ? L'écran de l'enseignant : ses cours, l'appel, les notes, ses heures.
Qui l'utilise ?
Ce que vous pouvez faire
- Voir mon emploi du temps
- Faire l'appel
- Saisir les notes
- Partager des supports
- Voir mes heures
Comment faire
Faire l'appel en cours
- 1
Accueil : bloc « Aujourd’hui ».
- 2
Cliquez sur la séance, puis « Faire l’appel ».
- 3
Touches P, A, R, E pour aller vite.
- 4
Enregistrez.
Noter une évaluation
- 1
Mes cours, onglet « Évaluations ».
- 2
Tapez les notes, « Enregistrer ».
- 3
« Transmettre » à la scolarité, ou « Publier ».
Bon à savoir
Après « Transmettre », les notes sont bloquées pour vous.
Publier un support prévient les étudiants.
Liens avec les autres modules
Utilise les informations de
- Offres de cours
Offres de cours → Espace enseignantmes cours
- Emplois du temps
Emplois du temps → Espace enseignantmon emploi du temps
- Stages & soutenances
Stages & soutenances → Espace enseignantstages encadrés, jurys
- Rémunération des enseignants
Paie des enseignants → Espace enseignantmes heures et paiements
- Notifications & automatisations
Notifications → Espace enseignantmessages
- Utilisateurs, rôles & sécurité
Utilisateurs & rôles → Espace enseignantl'accès à l'espace
Alimente
- Assiduité
Espace enseignant → Assiduitél'appel fait en cours
- Évaluations & notes
Espace enseignant → Évaluations & notesles notes saisies
Espaces & outils
Espace étudiant
À quoi ça sert ? L'écran de l'étudiant : cours, notes, absences, examens, argent, documents.
Qui l'utilise ?
Ce que vous pouvez faire
- Voir mon emploi du temps
- Voir mes notes
- Justifier une absence
- Télécharger ma convocation
- Voir mes paiements et reçus
- Déposer mes pièces
Comment faire
Justifier une absence
- 1
Ouvrez « Mes absences ».
- 2
Cliquez sur « Justifier une absence ».
- 3
Ajoutez le document (PDF ou photo).
- 4
Attendez la réponse de la scolarité.
Déposer une pièce du dossier
- 1
Ouvrez « Mes documents ».
- 2
Choisissez la pièce et déposez le fichier.
- 3
Si demandé, tapez la date d’expiration.
Bon à savoir
L’étudiant voit seulement les notes publiées.
Le paiement se fait à l’école. L’espace montre l’échéancier et les reçus.
Dans « Mon dossier », seules les coordonnées sont modifiables.
Liens avec les autres modules
Utilise les informations de
- Documents
Documents → Espace étudiantdocuments rendus visibles
- Emplois du temps
Emplois du temps → Espace étudiantmon emploi du temps
- Évaluations & notes
Évaluations & notes → Espace étudiantnotes publiées
- Examens
Examens → Espace étudiantconvocation avec salle et place
- Stages & soutenances
Stages & soutenances → Espace étudiantmes stages
- Résultats & délibérations
Résultats → Espace étudiantrésultats publiés
- Finances
Finances → Espace étudiantéchéancier et reçus
- Notifications & automatisations
Notifications → Espace étudiantmessages et rappels
- Utilisateurs, rôles & sécurité
Utilisateurs & rôles → Espace étudiantl'accès à l'espace
Espaces & outils
Console plateforme
À quoi ça sert ? Réservée à l'équipe SERMA : créer et suivre les établissements clients.
Qui l'utilise ?
Ce que vous pouvez faire
- Créer un établissement
- Gérer les offres
- Suspendre ou réactiver
- Entrer en mode support
Comment faire
Aider un établissement
- 1
Ouvrez l’établissement.
- 2
Cliquez sur « Accéder en mode support ».
- 3
Un bandeau orange s’affiche. Tout est noté dans le journal.
Bon à savoir
L’offre choisie active ou cache des modules dans l’établissement.
Liens avec les autres modules
Utilise les informations de
Aucun lien direct.
Alimente
- Paramètres
Console plateforme → Paramètresmodules inclus dans l’offre
- Utilisateurs, rôles & sécurité
Console plateforme → Utilisateurs & rôlesadministrateurs de l'établissement
- Journal d'audit
Console plateforme → Journal d'auditactions en mode support
Espaces & outils
Recherche globale
À quoi ça sert ? Trouver tout, tout de suite : un étudiant, un paiement, une page.
Ce que vous pouvez faire
- Ouvrir avec Ctrl + K
- Trouver une personne
- Trouver un paiement
- Aller à une page
Comment faire
Chercher
- 1
Appuyez sur Ctrl + K (⌘ + K sur Mac).
- 2
Tapez au moins 2 lettres.
- 3
Cliquez sur le résultat.
Bon à savoir
Vous trouvez seulement ce que votre rôle vous permet de voir.
Liens avec les autres modules
Utilise les informations de
- Étudiants
Étudiants → Recherche (Ctrl+K)les fiches à trouver
- Enseignants & personnel
Enseignants & personnel → Recherche (Ctrl+K)enseignants et personnel
- Finances
Finances → Recherche (Ctrl+K)les paiements
Alimente
- Étudiants
Recherche (Ctrl+K) → Étudiantsouvre la fiche trouvée
Les mots à connaître
Les mots de l’école, expliqués simplement.
- Portée
- Ce qu'une personne peut voir : ses données, ses cours, son département, tout.
- Utilisateurs & rôles
Questions fréquentes
Les réponses courtes aux questions de tous les jours.
Quand l'étudiant reçoit-il son matricule ?
Quand son inscription est confirmée. Pas avant. SERMA le donne tout seul.
Le paiement peut-il confirmer l'inscription tout seul ?
Oui, si le réglage « Confirmation automatique au premier paiement » est actif.
Une pièce du dossier est expirée. Que faire ?
Elle sera refusée. Demandez une pièce à jour, puis vérifiez-la.
Je me suis trompé dans une note publiée. Puis-je la corriger ?
Oui, avec le droit de correction et un motif. L’ancienne note reste dans l’historique.
L'étudiant ne voit pas sa note. Pourquoi ?
La note n'est pas encore publiée. Seules les notes publiées sont visibles.
Comment savoir si un diplôme est vrai ?
Allez sur la page « Vérifier un document ». Scannez le QR code ou tapez le code. Pas besoin de compte.
Une séance est annulée. Qui est prévenu ?
Les étudiants et l'enseignant, automatiquement. Le motif est obligatoire.
Un enseignant ne voit pas un menu. Pourquoi ?
Son rôle ne donne pas ce droit, ou le module n'est pas dans l'offre. Vérifiez ses rôles.
Comment payer les heures des enseignants ?
Générez les états, validez-les, puis enregistrez le versement. Les heures viennent des séances faites.
Comment réinscrire tous les étudiants l'année suivante ?
Utilisez « Réinscription en masse ». Faites d’abord la simulation : rien n’est enregistré.
Qui a modifié ce dossier ?
Ouvrez le journal d'audit. Vous voyez qui, quand, avant / après et le motif.
Comment trouver vite un étudiant ?
Appuyez sur Ctrl + K et tapez son nom ou son matricule.